مدیریت مدارک مهندسی

　دلایل ایجاد EDMS

　یکی از فعالیتهای مهمی که بخشهای برنامه ریزی و کنترل در هر پروژه انجام می دهند نگهداری و بروز رسانی آخرین وضعیت فاز مهندسی پروژه می باشد که از پر دردسر ترین و مشکل ترین فعالیتها در این زمینه می باشد .
این مشکلات عدیده به دلیل ماهیت این فعالیت می باشد چرا که اطلاعات مربوط به مدارک معمولا در هر پروژه در اختیار واحد یا بخش مهندسی بوده و اطلاع از آخرین وضعیت مدارک مخصوصا اگر تعداد مدارک زیاد باشد کار بسیار دشواری می باشد. این اطلاعات در اختیار کارشناسان مهندسی بوده و دریافت اطلاعات وضعیت مدارک به صورت ادواری از آنها بسیار وقت گیر می باشد .
فرآیند گرفتن گزارش پیشرفت در چنین روشی حداقل یک هفته می باشد که در این روش اطلاعات دارای خطای بسیاری نیز می باشد.
از روشهای دیگری که در برخی از سازمانها استفاده می شود ایجاد بخش کنترل مدارک مهندسی و قرار دادن این بخش در سر راه کلیه ورودیها و خروجی های مرتبط با مدارک در پروژه می باشد. گرچه این روش از روش قبلی بهتر می باشد ولی مدیریت بر اینکه آیا کلیه فعالیتهای وابسته به مدارک مهندسی به این بخش گزارش می شود یا نه دشوار بوده و همچنین هیچگونه ثبتی در خصوص فعالیتهای داخلی که روی مدرک انجام می گردد نمی شود .

تحلیل وضعیت شرح داده شده و مشکلات مربوط به آن ما را به این سمت سوق می دهد که اگر بتوان سیستمی را طراحی نمود که در زمان انجام هر فعالیت روی مدرک،　اطلاعات آن روی مدرک ثبت گردد و به جای اینکه وقت و زمان را صرف مدیریت بر جمع آوری اطلاعات نمود صرف ثبت اطلاعات واقعی توسط　کاربر　نهایی گردد می توان اطمینان حاصل نمود که این اطلاعات بروز و مطمئن خواهد بود.
چنین سیستمی الزاماً می بایست دارای امکان مدیریت بر گردش کار باشد تا بتواند فرآیندهای تولید مدارک را پشتیبانی نماید.

　

اهداف EDMS

　همانطور که در بخش انواع فعالیتهای یک پروژه شرح داده شده یکی از مهمترین فازهای هر پروژه فاز طراحی و یا مهندسی آن می باشد .
در این فاز که معمولاً به دو بخش مهندسی پایه (Basic) و مهندسی تفصیلی (Detail) تقسیم می شود طراحی پروژه در قالب تعداد زیادی مدارک مهندسی (Document) تولید می گردد. این مدارک مبنای خرید و ساخت و یا اجرای آن پروژه خواهند بود.


معمولاً با توجه به تعداد زیاد مدارک پروژه ها و تعدد فعالیتهایی که روی هر مدرک تا تولید نهایی آن صورت می گیرد مدیریت بر نحوه تولید این مدارک از اهمیت خاصی برخوردار بوده و پروژه ها مجبور هستند حتماً سیستمی را به جهت مدیریت و کنترل این مدارک برپا نمایند. از جمله خصوصیات این سیستم تعدد مخاطبان این مدارک می باشند که در طول پروژه معمولا مورد نیاز برای واحدهای مهندسی ، بازرگانی، مدیریت پروژه ، برنامه ریزی و کنترل پروژه و ... می باشند و این مسئله که کلیه مخاطبان بتوانند به آخرین مدارک و اطلاعات وابسته به آن دسترسی داشته باشند از دیگر خصوصیات چنین سیستمی است. زیادی این فعالیتها معمولا به حدی است که بدون سیستمهای مکانیزه قابل پاسخگویی و مدیریت نخواهد بود.

به همین دلایل سیستمی مکانیزه با عنوان مدیریت مدارک مهندسی یا Engineering Documents Managment System و با عنوان خلاصه EDMS طراحی و پیاده سازی گردید.
مهم ترین هدف این سیستم مکانیزه، مدیریت بر چرخه تولید انواع مدارک یک پروزه می باشد و چون ممکن است یک سازمان به صورت همزمان بیشتر از یک پروژه داشته باشد و یا اینکه فعالیتهای مهندسی سازمان در یک واحد متمرکز و به صورت ماتریسی انجام پذیرد این سیستم می تواند در آن واحد بیشتر از یک پروژه را مدیریت نماید و به اصلاح چند پروژه ای می باشد (Muti Project)
از دیگر اهداف آن متمرکز نمودن اطلاعات مدارک مهندسی برای کلیه مخاطبان و همچنین استخراج گزارشات پیشرفت به صورت بر خط یا Online می باشد.
امکانات این سیستم در بخش بعد توضیح داده شده است.

　امکانات EDMS

　فهرست برخي از مهمترين امكانات سيستم EDMS عبارتند از :

ثبت و نگهداری مشخصات مدارك پروژه ها

مدیریت بر گردش کار فرآیندهای تولید مدرک

ثبت و مشاهده انواع نامه‌هاي مرتبط با مدارك از طريق سيستم مكاتبات(OCMS)

نگهداري فايل و تصاوير مدارك از طريق ارتباط با سيستم آرشيو (ADMS)

ثبت تاریخچه کلیه اتفاقات و فعالیتهای انجام شده روی یک پروژه و نمایش آن

ثبت انواع وضعيتها مرتبط با کلیه طرفهای مرتبط از جمله 　مشاور　، كارفرما و　...　و تعریف تنظیمات آن به ازای هر پروزه

امکان ثبت تعاریف و تنظیمات مختلف به ازای هر پروژه

امکان تنظیم سیستم جهت کار به صورت مشاور ، پيمانكار مياني و كارفرمايي
امکان ثبت فعالیتهای روزانه کاربران مرتبط با مدارک و فعالیتهای مهندسی از طریق بخش Timesheet

برقراري ارتباط با سيستم سفارشات كالا (PRMS) در خصوص مدارك خريد (EDMS TO PRMS)

امكان پيگيري كليه اطلاعات مرتبط با مدارك

تهيه گزارش پيشرفت كار (WPR) مدارك به صورت خودکار

تهيه انواع گزارشهاي مديريتي، آماري، خلاصه و تفصيلي

ارسال اطلاعات پيشرفت مدارك به سيستم مديريت پروژه‌ها (PMS)

امكان ارتباط دو سيستم EDMS با یکدیگر در دو سازمان مختلف (EDMS TO EDMS)

　

ارتباط EDMS با سایر سیستمها

　

سیستم EDMS با چهار سیستم به شرح زیر مرتبط می باشد :


- ارتباط با سیستم مکاتبات (EDMS TO OCMS) :
با توجه به اینکه در فاز مهندسی هر پروژه تعداد زیادی نامه با سازمانهای مختلف از جمله مشاور، کارفرما ، کنسرسیومها و .... رد و بدل می شود و این نامه ها روی وضعیت مدارک پروژه موثر می باشند و برای بررسی وضعیت مدارک مشاهده و دسترسی به این نامه ها ضروری　می باشد لذا سیستم EDMS در یک ارتباط دو طرفه با سیستم مکاتبات کلیه کلیه نامه های وارده را از مکاتبات با مدارک مرتبط نموده و از طرفی کلیه نامه های صادره مرتبط با مدارک از این سیستم به سیستم مکاتبات منتقل می گردند .

- ارتباط با سیستم آرشیو (EDMS TO ADMS) :
نگهداری و دسترسی به نسخه های مختلف مدارک از مهمترین ویژگیهایی است که در این ارتباط تعبیه شده است . اطلاعات کلیه اقلام آرشیوی از جمله اسکن مدارک و یا فایلهای وابسته به مدارک در آرشیو مرکزی (ADMS ) ثبت و نگهداری می گردند و کاربران خواهند توانست در کمترین زمان به کلیه نسخ مدرک دسترسی داشته باشند و یا اینکه فایلی را در آن ذخیره نمایند .

　- ارتباط با سیستم سفارشات (EDMS TO PRMS ) :
مدارك خريد از جمله مداركي مي باشند كه پس از توليد جهت تعيين فروشنده ارتباط زيادي را با واحد بازرگاني نيازمندند. اين ارتباط از جمله اظهار نظر فني روي پيشنهاد فروشندگان، سئولات فنی از فروشندگان (TQ) ، بررسی جواب فروشندگان (TQR) و ارائه اظهار نظر فنی پیشنهادات (TBE) و بررسی مدارک فروشندگان می باشد که کلیه این ارتباط از طریق ارتباط دو طرفه بین سیستم مهندسی و سفارشات پیاده سازی گردیده است .　

- ارتباط با سیستم مدیریت پروژه (EDMS TO PMS) :
ارتباط با سیستم مدیریت پروژه ها به منظور تهیه گزارشات تلفیقی و ترکیبی پروژه ها می باشد که به دلیل عدم پیاده سازی سیستم PMS اجرا نگردیده است .